「ビジネスメール、これで合っているのかな…」
毎日のように送るビジネスメールですが、書き方に自信がないという方は意外と多いものです。件名の付け方、敬語の使い方、署名の書き方……一つひとつのマナーを正しく押さえることで、あなたの印象は大きく変わります。
こんにちは、マナー講師のゆりこです。この記事では、ビジネスメールの書き方を基本から丁寧に解説し、すぐに使える例文テンプレート20選もご用意しました。
ビジネスメールの基本構成
ビジネスメールは、以下の6つの要素で構成されます。この基本を押さえるだけで、格段に読みやすいメールが書けるようになります。
1. 件名
件名はメールの「顔」です。一目で内容がわかるように、具体的かつ簡潔に書きましょう。
- ✅ 良い例：「【ご確認】4/10 打ち合わせ資料の送付」
- ✅ 良い例：「【ご依頼】プロジェクトA 見積書作成のお願い」
- ❌ 悪い例：「お疲れ様です」
- ❌ 悪い例：「ご連絡」
2. 宛名
宛名は「会社名→部署名→役職名→氏名＋様」の順に書きます。
- 社外：「株式会社○○ 営業部 部長 山田太郎様」
- 社内：「○○部 △△課長」または「○○さん」
- 複数名：「○○様、△△様」または「関係者各位」
3. 挨拶文
- 社外：「いつもお世話になっております。株式会社○○の△△でございます。」
- 社内：「お疲れ様です。○○部の△△です。」
- 初めての相手：「突然のご連絡失礼いたします。株式会社○○の△△と申します。」
4. 本文
- 結論を先に書く（依頼なのか、報告なのか、質問なのか）
- 1文は短く、40〜60字程度を目安に
- 適度に改行・空行を入れて読みやすくする
- 箇条書きを活用する
5. 結びの言葉
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
- 「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
- 「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」
6. 署名
署名には「会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、会社住所」を記載します。罫線で区切り、見やすく整えましょう。
シーン別メールテンプレート20選
【依頼・お願い】
テンプレート1：資料送付のお願い
件名：【ご依頼】○○に関する資料送付のお願い
本文：○○の件について、資料をお送りいただけますでしょうか。お忙しいところ恐れ入りますが、○月○日までにご対応いただけますと幸いです。
テンプレート2：見積もり依頼
件名：【お見積り依頼】○○サービスについて
本文：○○サービスについてお見積りをお願いしたく、ご連絡いたしました。下記の条件でお見積りをいただけますでしょうか。
テンプレート3：打ち合わせ日程調整
件名：【日程調整】○○に関するお打ち合わせのお願い
本文：下記の日程でご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。①○月○日（○）○時〜 ②○月○日（○）○時〜 ③○月○日（○）○時〜
テンプレート4：確認依頼
件名：【ご確認】○○について
本文：○○について確認させていただきたい点がございます。お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【お礼】
テンプレート5：打ち合わせのお礼
件名：本日のお打ち合わせのお礼
本文：本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。ご提案いただいた内容について、社内で検討のうえ改めてご連絡いたします。
テンプレート6：資料送付のお礼
件名：資料ご送付のお礼
本文：早速資料をお送りいただき、ありがとうございます。内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。
テンプレート7：ご対応のお礼
件名：迅速なご対応のお礼
本文：このたびは迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。おかげさまで○○を進めることができました。
【お詫び】
テンプレート8：納期遅延のお詫び
件名：【お詫び】○○の納期遅延について
本文：○○の納品が遅れておりますこと、深くお詫び申し上げます。現在の状況と今後の見通しについてご報告いたします。
テンプレート9：誤送信のお詫び
件名：【お詫び】先ほどのメール誤送信について
本文：先ほどお送りしたメールは、内容に誤りがございました。大変申し訳ございません。正しい内容を下記のとおりお送りいたします。
テンプレート10：返信遅れのお詫び
件名：Re: ○○について（お返事が遅くなり申し訳ございません）
本文：ご連絡をいただいておりましたのに、お返事が遅くなり大変申し訳ございません。以下のとおり回答いたします。
【報告・連絡】
テンプレート11：進捗報告
件名：【進捗報告】○○プロジェクトについて
本文：○○プロジェクトの進捗状況についてご報告いたします。現在の進捗率は○%で、予定どおり進行しております。
テンプレート12：完了報告
件名：【完了報告】○○について
本文：○○の対応が完了いたしましたので、ご報告いたします。詳細は添付資料をご確認ください。
テンプレート13：会議の議事録送付
件名：【議事録】○月○日 ○○会議
本文：本日の会議の議事録を添付にてお送りいたします。内容にお気づきの点がございましたら、○月○日までにご連絡ください。
【案内・通知】
テンプレート14：会議の案内
件名：【ご案内】○○会議の開催について
本文：下記のとおり会議を開催いたしますので、ご出席のほどよろしくお願いいたします。日時：○月○日（○）○時〜○時 場所：○○会議室
テンプレート15：担当変更の案内
件名：担当者変更のご案内
本文：このたび担当者が変更となりましたので、ご案内申し上げます。後任は弊社○○部の△△でございます。
【その他】
テンプレート16：お断りのメール
件名：Re: ○○について
本文：ご提案いただきました件について、社内で慎重に検討いたしましたが、今回は見送らせていただくことになりました。ご期待に沿えず申し訳ございません。
テンプレート17：催促のメール
件名：【再送】○○についてのご確認
本文：先日お願いいたしました○○の件について、その後のご状況はいかがでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
テンプレート18：休暇のご連絡
件名：休暇取得のご連絡
本文：○月○日（○）〜○月○日（○）まで休暇をいただきます。不在中のご連絡は○○（メール：xxx@xxx.co.jp）までお願いいたします。
テンプレート19：初めてのご連絡
件名：○○についてのお問い合わせ（株式会社○○ △△）
本文：突然のご連絡失礼いたします。株式会社○○の△△と申します。貴社の○○サービスについてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
テンプレート20：お祝いのメール
件名：○○のお祝いを申し上げます
本文：このたびは○○、誠におめでとうございます。今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
ビジネスメールでの敬語の使い分け
よく使う正しい敬語表現
- 「見る」→ ご覧になる（尊敬語）/ 拝見する（謙譲語）
- 「言う」→ おっしゃる（尊敬語）/ 申す・申し上げる（謙譲語）
- 「する」→ なさる（尊敬語）/ いたす（謙譲語）
- 「もらう」→ お受け取りになる（尊敬語）/ いただく・頂戴する（謙譲語）
- 「知る」→ ご存じ（尊敬語）/ 存じ上げる（謙譲語）
間違いやすい表現
- ❌「了解しました」→ ✅「承知いたしました」（上司・取引先向け）
- ❌「ご苦労さまです」→ ✅「お疲れさまです」（目上の方向け）
- ❌「参考になりました」→ ✅「大変勉強になりました」
- ❌「なるほどですね」→ ✅「おっしゃるとおりです」
- ❌「させていただきます」の多用 → 本当に許可が必要な場面のみ使う
返信マナーのポイント
- 返信は24時間以内を目安にする
- すぐに回答できない場合は一次返信を送る
- 件名の「Re:」は1〜2個までにし、適宜整理する
- 全員に返信（Reply All）は必要な場合のみ使う
- 引用は必要な部分のみ残す
ビジネスメールに関するよくある質問（FAQ）
Q. ビジネスメールの返信はどのくらいの時間以内にすべきですか？
A. 原則として24時間以内が目安です。すぐに回答できない場合でも、「確認の上、改めてご連絡いたします」と一次返信を送りましょう。
Q. 「了解しました」と「承知しました」はどちらが正しいですか？
A. ビジネスメールでは「承知いたしました」が最も丁寧です。「了解しました」は同僚や部下には使えますが、上司や取引先には「承知いたしました」「かしこまりました」を使いましょう。
Q. メールの件名に「Re:」がたくさんつくのは失礼ですか？
A. Re:が3〜4個以上つくと見づらくなるため、適切なタイミングで件名を整理しましょう。話題が変わった場合は新しい件名に書き換えるのがマナーです。
Q. CCとBCCの使い分けはどうすればよいですか？
A. CCは「情報共有したい相手」に、BCCは「他の受信者にアドレスを見せたくない場合」に使います。一斉送信する際はBCCを使い、個人情報の漏洩を防ぎましょう。
Q. ビジネスメールに絵文字や「！」を使ってもよいですか？
A. 初めての相手や取引先へのメールでは控えましょう。社内メールや親しい間柄であれば適度な「！」は柔らかい印象を与えます。絵文字は使わないのが無難です。
まとめ
- 件名は具体的かつ簡潔に書く
- 基本構成（宛名→挨拶→本文→結び→署名）を守る
- 結論を先に、1文は短く読みやすく
- 敬語は尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく使い分ける
- 返信は24時間以内を心がける
- テンプレートを活用して効率的にメールを作成する
ビジネスメールは、あなたの「もう一つの名刺」です。正しいマナーで書かれたメールは、相手に信頼感と好印象を与えます。ぜひこの記事のテンプレートを活用して、自信を持ってメールを送ってくださいね。
この記事を書いた人：ゆりこ
秘書検定1級・マナー講師歴10年。企業研修実績300社以上。「マナーのたね」では、日常生活やビジネスシーンで役立つマナーの知識を、わかりやすくお伝えしています。